Toplantıların verimsizliği ve gereksizliğinden bahsettiğim ‘’Ne olur Toplanmayalım’’ başlıklı blog yazımdan sonra şimdi de bu verimsiz toplantıların tuzu biberi olan bir konu var sırada;
-Çalışırken yiyelim!
-Oda’ya bir şeyler söyleyelim, toplantı bölünmesin!
Daha havalı olmasını istiyorsak da, İngilizcesini söyleyelim elbette;
‘’Working lunch’’ …
Yani toplantımız o kadar önemli ki, anlaşılan tüm gün sürecek ve öğlen yemeği için dışarı çıkıp konsantrasyonun dağılmasına izin vermemeliyiz. Süper! İşin aslına bakacak olursanız, bu yaklaşımda o kadar çok yanlış ve eleştiriye açık konu var ki;
Bir kere neden bu kadar uzun toplantı yapıyoruz? Konu ve içerik ne kadar derin olursa olsun, uzayan toplantılarda verimin düşeceği kesindir ve odadakilerin ihtiyaç molası için girip çıkma sayıları toplantı süresi uzadıkça artacaktır. Disiplinli davranıp odayı terk etmemekte direnen ‘’askerler’’ ise, çaktırmadan dışarıda bekleyen işlerini yapmaya çoktan başlamışlardır bile… Laptop’lar ve telefonlar vızır vızır çalışmaktadır ve aslında odadakilerin çoğu için en değersiz konu, o sırada yapılmakta olan toplantının konusudur. Zaten onlar bir yandan işlerini görmektedirler. Kitabım ‘’İŞ’TE SADELİK’’ te anlattığım gibi toplantı odaları birçokları için ‘’kurtarılmış bölgeler’’dir. Oralarda bulunmak emniyette, güvende olmak demektir. Masanızda boş otururken yakalanırsanız anında ‘’çarpılırsınız’’. Ama 8 saat süren bir toplantı odasında gününüzü geçirdiğinizde kimse size bulaşamaz. Hatta size ulaşmak isteyenlere, ‘’Önemli bir toplantıdayım. Size daha sonra dönebilir miyim?’’ diye hafiften bir yükselme şansınız bile vardır.
İkincisi eğer öğlen yemeği ile toplantı bölünecekse neden odada yiyoruz? Bu yazımın esas noktası bu zaten… Şirketin kafeteryasında ya da yakınlarda bir yerde yenilecek bir öğlen yemeği en fazla 20-30 dk. Zaman alacakken , odaya ‘’zaman kazanmak’’ için yemek söylemek, benim kanaatimce çok daha fazla zaman kaybına mal olur. Nasıl mı? Anlatayım…
Bir kere toplantımızın yöneticisi konumunda olan kişi bu işin mimarıdır. ‘’İşkolik’’ yöneticimiz tarafından odada yeme fikri ortaya atılır atılmaz pandomim kopar;
Bir kere, bu öneriye hiç kimseden itiraz gelmeyecektir. ‘’Hayır odada yemek yemeyelim. 20 dakikada bir şeyler atıştırıp gelelim. Hem bir nefes almış oluruz’’ demek vatan hainliği ile eşdeğerdir. Bu nedenle işgüzar yöneticimizin teklifi, odadakiler tarafından hızlıca onaylanır. Yaşasın verimlilik!
Girişimi başlatan yönetici, çocuğun adını da koyar;
‘’Pizza mizza bir şeyler söyleyelim’’ ya da ‘’Salata, sandviç filan’’ diye mütevazi bir teklif gelir çoğu zaman. E herhalde toplantı odasına kebap, çorba söylenip mükellef bir sofra kurulmayacaktır. Efendim? O da mı yapılıyor? Yok artık, inanmam!
Neyse, ya birisi bilgisayarını açıp, yemek siparişi sitelerinden birine girecektir. Ya da asistan, çaycı vs. birinden yardım istenecektir. Sadece ne yenileceğine karar vermek ve siparişi geçmek minimum 20 dakika alır 😊 Toplantı tüm hızıyla sürerken, bir zaman sonra kapı çalınır ve siparişleri getiren kişi odaya bomba gibi düşer! Masada uygun bir yer açılır, masanın üzerindeki dosyalar, bilgisayarlar, kalem/kitap birbirine girer ve yemekler gelişi güzel masaya konulur. Bir kaos’ta şimdi başlamıştır. ‘’Benim salatamı kim aldı?’’, ‘’ Sen ayran söylememiştin, ver buraya’’ , ‘’Tuzu gören var mı?’’,’’ Peçeteyi uzatır mısın?’’ Toplantı verimliliği mi demiştiniz?
Gelen siparişler sonunda bir şekilde bölüşülmüştür ama ağzı dolu konuşanlardan, sosu arkadaşının bilgisayarına damlatanlara kadar ne ararsan… O sırada sahnede olup bir sunum vs. yapan kişi varsa, en çok da ona acırım. ‘’Sen devam et’’ denilmişse eğer, bu garibim umutsuzca konuyu anlatırken ‘’Çalışırken yiyelim’’ diyen başta olmak üzere kimsenin kendisini takip etmediğinin farkına varmıştır elbette.
Yenilenlerin çöpü, bulaşığı uzun süre masada kalır. Ortama yayılan kokular işin cabasıdır…
Özetle ne yemek sırasında harcanan zamandan kazanılmıştır. Ne de ‘’Çalışırken yiyelim, toplantı bölünmesin’’ hedefine ulaşılmıştır. Hatta yanından bile geçilememiştir. 😊
Toplantı odalarında geçirilen zaman , zaten tümüyle israftır. İş yapmak yerine toplantı yapmak tercih edildiyse, sahada müşteriyle, bayiyle veya şirketin saha ekibiyle kaliteli ve sonuca dönük bir zaman geçirmek varken, üretmesi gereken beyinler tün kapasitelerini toplantı odalarının duvarları arasına hapsetmişlerse günahın büyüğü işlenmiştir bir kere. Ama bunu yaptıysanız dahi, bari içeride yemek yemeyin. Lütfen!
#Liderlik #İşYönetimi #Verimlilik
Comments